Subsecretaria Executiva
À Subsecretaria Executiva unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada ao Secretário de Estado de Saúde, compete:
I - planejar, normatizar e controlar as atividades de administração desta Subsecretaria e de sua relação com demais setores internos e órgão externo, em conformidade com as legislações vigentes, normas gerais expedidas pelos órgãos afins do Estado e instruções normativas dos órgãos de controle interno e externo;
II - autorizar a abertura de processos licitatórios para aquisição de bens móveis, imóveis e contratação de serviços gerais e especiais, sua dispensa ou inexigibilidade, assinar editais e suas alterações, homologação, aceitar seu objeto e valor, anulá-la ou revogá-la, quando for o caso, nos termos das legislações em vigentes;
III - assinar atas de registro de preços, contratos, acordos, convênios, termos de cooperação técnica e outros instrumentos contratuais;
IV - figurar como autoridade superior nos casos de recursos, impugnação de editais, resoluções de omissões de edital, anulações e revogações de pregões eletrônicos, bem como em qualquer ato que se fizer necessário para o bom andamento dos certames;
V - figurar como instância superior para recursos administrativos em decorrência de atos praticados pelos setores subordinados no que se refere aos processos e procedimentos relacionados às licitações, compras, serviços, infraestrutura e demais atividades afins;
VI - ser a primeira instância de decisão em processos administrativos para apurações de eventuais irregularidades e aplicação de penalidades, no âmbito licitatório e contratual, decorrente de descumprimentos de obrigações legais e/ou contratuais do administrado para com a Administração;
VII - homologar proposta de preço justo a ser pago pela administração, com base em pesquisa realizada por setor competente para o estudo, quando necessário arbitramento nos processos onde houver apuração e constatação sobre irregularidades em preços contratados;
VIII - designar pregoeiros e equipes de apoio da comissão permanente ou especial, para os procedimentos relativos às licitações, fiscalização de contratos e assuntos afins;
IX - supervisionar e coordenar as atividades, ações e processos de atribuição das suas áreas subordinadas;
X - gerenciar as fases dos processos de aquisição de bens e serviços nas etapas inerentes aos setores subordinados a esta subsecretaria;
XI - proferir decisão em primeira instância nos recursos administrativos em decorrência de atos praticados pelos setores subordinados no que se refere aos processos e procedimentos relacionados às licitações, contratações, serviços e infraestrutura;
XII - determinar a abertura de processos de sindicância e procedimentos administrativos disciplinares em casos correlatos as atividades dessa Subsecretaria;
XIII - confeccionar as defesas técnicas frente aos órgãos de Controle Interno e Externo no que diz respeito as atividades inerentes à atuação desta Subsecretaria; e
XIV - consolidar respostas elaboradas por outros setores, aos questionamentos dos órgãos de controle interno e externo, Ministério Púbico, Defensoria Pública e demais órgãos, quando pertinentes as competências e atribuições desta Subsecretaria.
A Subsecretaria Executiva tem a seguinte estrutura interna:
Coordenação de Convênios
À Coordenação de Convênios, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Subsecretaria Executiva, compete:
I - analisar as propostas de convênios e de outras parcerias congêneres, examinando as minutas e planos de trabalho, sem prejuízo da análise da Assessoria Jurídica da Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro –SES/RJ;
II - acompanhar a implantação dos projetos especiais, o seu desenvolvimento, o atendimento às metas estabelecidas e a prestação de contas deles decorrentes;
III - dar suporte e apoio as áreas técnicas da SES/RJ sobre a temática convênio e outras parcerias congêneres;
IV - operacionalizar a alimentação dos sistemas informatizados relacionados à captação e prestação de contas dos convênios firmados e emendas parlamentares;
V - realizar as ações operacionais relacionadas aos “convênios de receita”, em que a SES/RJ atua como BENEFICIÁRIA de recursos;
VI - realizar as ações operacionais relacionadas aos “convênios e congêneres" em que a SES/RJ atua como BENEFICIÁRIA de recursos; e
VII - realizar ações concerne aos instrumentos onde a SES/RJ firma parcerias com instituições de ensino, tais como as abaixo relacionadas.
Coordenação de Emendas
À Coordenação de Emendas, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Subsecretaria Executiva, compete:
I - cadastrar os pré-projetos através do sistema padrão de apresentação de proposta no Ministério da Saúde – Portal SICONV;
II - coordenar, em conformidade com o programa e com as diretrizes disponíveis no sistema, segundo a Portaria Interministerial que o rege, a formulação do Plano de Trabalho conforme exigências da Concedente, até que sejam exauridas todas as obrigações referentes à efetivação e celebração do acordo; e
III - realizar as ações operacionais relacionadas as "Emendas" em que a Secretaria de Estado do Rio de Janeiro – SES/RJ atua como BENEFICIÁRIA de recursos: a) Acompanhar a fase de execução, adotando ações para que a execução física e financeira da emenda ocorra conforme previsto pelo Ministério da Saúde.
Superintendência de Compras e Licitações
À Superintendência de Compras e Licitações, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Subsecretaria Executiva, compete:
I - gerenciar e integrar a atuação das Coordenações de Compras, Coordenação de Licitações e Coordenação de Contratos;
II - acompanhar e garantir os processos de aquisições de bens e serviços da Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro - SES/RJ;
III - instruir processos administrativos de compras e de contratações da SES/RJ em conformidade com a legislação;
IV - prestar informações sobre aquisições e contratos aos Órgãos de Controle Interno e Externo e Poder Judiciário;
V - promover a integração de informações por meio da articulação com os diversos órgãos e setores da SES/RJ com objetivo de melhorar a eficiência das aquisições; e
VI - coordenar levantamentos, estudos e projetos visando ao planejamento, organização, monitoramento, controle e avaliação das aquisições da SES/RJ.
Coordenação de Contratos
À Coordenação de Contratos, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Superintendência de Compras e Licitações, compete:
I - instruir e formalizar atas de registro de preços, contratos e seus aditivos, termos de ajuste de contas;
II - contratar bens e serviços por meio de importação, incluindo: Cadastros nos órgãos competentes, Fechamento de contratos de câmbio, acompanhar formas de pagamento, Controle logístico e financeiro das importações e liberação de recursos no exterior;
III - monitorar prazos de vigência de contratos e atas de registro de preços;
IV - controlar solicitações, distribuição dos empenhos, monitoramento de entregas e saldos; e
V - cadastrar contratações nos sistemas informatizados.
Coordenação de Licitação
À Coordenação de Licitação, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Superintendência de Compras e Licitações, compete:
I - elaborar a minuta de Edital em consonância com as diretrizes básicas da Lei Geral de Licitações e toda legislação que rege a matéria, instruindo o processo com envio à Assessoria Jurídica, para aprovação jurídica;
II - analisar o parecer jurídico e realizar todas as alterações propostas nas ressalvas constantes no mesmo;
III - confeccionar o edital e enviar para aprovação e assinatura do Ordenador de Despesas, autoridade competente responsável;
IV - realizar publicações referentes ao certame no Portal da Saúde, jornal de grande circulação, Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro, Sistema Integrado de Gestão e Auditoria - SIGA e Tribunal de Contas;
V - conduzir e gerenciar todas as etapas do Pregão, cabendo exclusivamente ao Pregoeiro tal atribuição, auxiliado pela Equipe de Apoio; e
VI - receber, analisar, instruir e opinar acerca de pedidos de impugnação, esclarecimento e recursos administrativos.
Coordenação de Compras
À Coordenação de Compras, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Superintendência de Compras e Licitações, compete:
I - realizar, em conformidade com a legislação, pesquisa de mercado para estimar custos para as licitações para: estabelecer o preço médio para os processos de licitação, Acréscimos e prorrogação de contratos, Trocas de marcas de produtos durante vigência dos contratos, Compras diretas, atestar vantajosidade das contratações. II - efetivar compras diretas conforme dispositivos legais, atendendo a: Inexigibilidades para materiais exclusivos; Adesões à Atas de Registro de Preços Vigentes; Dispensa de Licitação. III - abrir Plano de Suprimentos – PLS, para compras conjuntas com outras unidades do estado; IV - realizar compra direta através de Processo Eletrônico de Dispensa – PED; e V - solicitar autorização à Secretaria de Planejamento para realizar registro de preços.
Coordenação de Administração
À Coordenação de Administração, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Superintendência de Compras e Licitações, compete:
I - auxiliar no planejamento e na realização das atividades desenvolvidas na Superintendência de Compras e Licitações, estabelecendo objetivos mensuráveis e alcançáveis; II - participar da análise e do planejamento do fluxo de atividades e processos do setor, bem como da elaboração e implantação dos procedimentos e políticas administrativas; III - executar atos e adotar medidas relacionadas com suas finalidades, inclusive quanto ao preparo de expedientes próprios; IV - analisar e elaborar expedientes pertinentes às demandas da Superintendência de Compras e Licitações; e V - acompanhar e analisar todos os indicadores da área, a fim de promover a criação de plano de ação, garantindo o alcance das metas.
Superintendência de Logística e Suprimentos
À Superintendência de Logística e Suprimentos, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Subsecretaria Executiva, compete:
I - realizar a gestão de contratos e elaboração de termos de referências em conjunto com as áreas técnicas; II - reunir, consolidar e disponibilizar informações sobre os estoques, suprimentos e bens moveis no âmbito da Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro – SES/RJ; III - promover a integração de informações por meio da articulação com os diversos órgãos e setores da SES/RJ com objetivo de melhorar a eficiência das tomadas de decisões dos gestores; e IV - coordenar levantamentos, estatísticas e estudos visando ao planejamento, organização, monitoramento, controle e avaliação de informações a Subsecretaria Executiva e demais subsecretarias no planejamento, execução, controle e aprimoramento de suas atividades.
Coordenação de Armazenagem
À Coordenação de Armazenagem, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Superintendência de Logística e Suprimentos, compete:
I - acompanhar e fiscalizar o recebimento, guarda e controle dos medicamentos e materiais adquiridos pela Secretaria de Saúde realizado pelo operador logístico terceirizado; II - acompanhar o cumprimento das obrigações contratuais pela terceirizada, de acordo com o projeto básico do contrato de prestação de serviço; III - prestar conta dos bens patrimoniais sob responsabilidade desta coordenação; IV - acompanhar os dados referentes ao faturamento mensal do operador logístico e instruir o processo de pagamento; V - supervisionar e coordenar as atividades das Divisões de Material e Medicamentos, responsáveis pelo acompanhamento dos recebimentos de insumos dentro das prerrogativas definidas, e o posterior encaminhamento das Notas fiscais para pagamento e controle da guarda dos produtos pelo operador logístico; e VI - coordenar e apoiar as Divisões de Material e Medicamentos no que diz respeito à fiscalização da medição da cubagem armazenada.
Divisão de Medicamentos: À Divisão de Medicamentos, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Coordenação de Armazenagem, compete:
I - controlar e fiscalizar do processo de armazenagem de medicamentos junto ao operador logístico; II - conferir as notas fiscais recebidas dos fornecedores com os processos de licitação e empenhos emitidos pela Coordenação de Contratos; III - conferir no sistema o cadastro das notas com posterior liberação para consumo; IV - inaugurar os processos com as correspondências internas de encaminhamento das notas fiscais para os setores competente para o pagamento das despesas da própria Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro – SES/RJ e da Fundação Saúde; e VI - verificar e aferir a cubagem de medicamentos.
Divisão de Materiais: À Divisão de Materiais, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Coordenação de Armazenagem, compete:
I - controlar e fiscalizar do processo de armazenagem de materiais junto ao operador logístico; II - conferir as notas fiscais recebidas dos fornecedores com os processos de licitação e empenhos emitidos pela Coordenação de Contratos; III - conferir no sistema o cadastro das notas com posterior liberação para consumo; IV - inaugurar os processos com as correspondências internas de encaminhamento das notas fiscais para os setores competentes, para o pagamento das despesas da própria Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro – SES/RJ e da Fundação Saúde do Estado do Rio de janeiro - FSERJ; e V - verificar e aferir a cubagem de materiais.
Divisão de Administração: À Divisão de Administração, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Coordenação de Armazenagem, compete:
I - acompanhar e otimizar processos administrativos da Coordenação de Armazenagem; II - elaborar relatórios de gestão para subsídio à tomada de decisão; III - acompanhar a gestão de arquivos e documentos; e IV - acompanhar e elaborar indicadores para gestão da qualidade da Coordenação Geral de Armazenagem.
Coordenação de Controle de Estoque
À Coordenação de Controle de Estoque, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Superintendência de Logística e Suprimentos, compete:
I - receber, conferir e auditar todos os documentos de movimentação de estoque; II - gerar mensalmente a prestação de contas DMO do almoxarifado com base nas informações auditadas, elaborando demais relatórios complementares conforme legislação vigente e demandas da Coordenação de Contabilidade; III - gerar anualmente o arrolamento, atendendo as exigências legais, incluindo todos os documentos de atesto que validam a informação; IV - receber, conferir e lançar no sistema Autoest da Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro – SES/RJ solicitações de baixas, correções, inclusões, alterações e demais que não sejam da rotina de entrada e saída; e V - manter arquivo autêntico de todas as prestações de contas e arrolamentos.
Coordenação de Medicamentos
À Coordenação de Medicamentos, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Superintendência de Logística e Suprimentos, compete:
I - Planejar, instruir, executar e coordenar os processos de aquisição de medicamentos e soluções hospitalares padronizados para atendimento às unidades sob gestão direta da Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro - SES/RJ; II - coordenar processos de Qualificação Técnica dos fornecedores de medicamentos, avaliando o atendimento desses aos documentos (Licença Sanitária Estadual ou Municipal, Autorização de Funcionamento, Autorização especial de Funcionamento, Certificado de Regularidade Técnica, Comprovação de Aptidão do Licitante, Certificado de Registro de Produto, Certificado de Boas Práticas de Fabricação e Controle e especificações técnicas exigidas); III - coordenar processos pertinentes à Programação, distribuição e controle de estoque de medicamentos; IV - realizar diligências específicas da área técnica em procedimento licitatório dentre eles: ofício de previsão de empenho para os fornecedores e ofício de recolhimento das unidades de saúde, correspondências internas autorizando recebimento de medicamentos e documentos relevantes ao processo de abastecimento; V - operacionalizar o Programa de Atendimento ao Infarto do Miocárdio - IAM regido pela Resolução SES n° 1263 de 17 de setembro de 2015 que institui as diretrizes para o atendimento IAM no âmbito das unidades de pronto atendimento 24h do estado do Rio de Janeiro. Os medicamentos disponibilizados são o Alteplase e o Tenecteplase; VI - desenvolver o planejamento, aquisição e distribuição de itens em comum com a Superintendência de Assistência Farmacêutica e Insumos Estratégicos para atendimento aos Programas de Fibrose Cística e Infecções Oportunistas DST/HIV desde que atendidos pelo mesmo regime de preços; e VII - desenvolver o planejamento, aquisição e distribuição de itens e em comum com Subsecretaria de Vigilância em Saúde para atendimento às Arboviroses (Dengue, Zika, Chikungunya) desde que atendidos pelo mesmo regime de preços.
Coordenação de Materiais
À Coordenação de Materiais, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Superintendência de Logística e Suprimentos, compete:
I - planejar, instruir, executar e coordenar os processos de aquisição de materiais hospitalares padronizados para atendimento às unidades sob gestão direta da Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro - SES/RJ; II - realizar qualificação técnica dos fornecedores de materiais hospitalares, avaliando o atendimento desses aos documentos e especificações técnicas exigidas para as aquisições; III - realizar Programação, distribuição e controle de estoque de materiais hospitalares; IV - realizar Diligências específicas da área técnica em procedimento licitatório dentre eles: ofício de previsão de empenho para os fornecedores e ofício de recolhimento das unidades de saúde, correspondências internas autorizando recebimento de materiais hospitalares e documentos relevantes ao processo de abastecimento; V - acompanhar os processos de aquisições dos materiais hospitalares destinados ao atendimento das unidades de saúde sob gestão direta da SES/RJ; e VI - executar ações de programação, distribuição e controle de estoque de materiais hospitalares.
Coordenação de Distribuição
À Coordenação de Distribuição, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Superintendência de Logística e Suprimentos, compete:
I - planejar a roteirização mensal e anual junto ao operador logístico; II - coordenar e Acompanhar o agendamento de retirada; III - analisar e autorizar a reintegração de itens originários das unidades de saúde atendidas pela Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro – SES/RJ; IV - acompanhar e auditar a separação e entrega; V - elaborar manuais e procedimentos operacionais relacionados à distribuição e transporte; VI - acompanhar a gestão da demanda no sentido de mitigar perdas relacionadas à validade; VII - acompanhar o processo de baixa e descarte junto à Comissão Permanente de Baixa e Descarte; e VIII - acompanhar a troca de itens vencidos que possuem carta de troca junto ao fornecedor.
Superintendência de Serviços Gerais e Infraestrutura
À Superintendência de Serviços Gerais e Infraestrutura, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Subsecretaria Executiva, compete:
I - executar serviços de protocolo e controle da tramitação de documentos, bem como a sua guarda e conservação por parte do Arquivo Geral desta Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro – SES/RJ; II - estabelecer a difusão de procedimentos e normas gerais de trabalho para as atividades da área e as medidas necessárias ao seu cumprimento; III - coordenar, acompanhar e fiscalizar serviços de nutrição, atividades de copa, reprografia lavanderia, vigilância patrimonial, conforto ambiental, fornecimento de gases medicinais, manutenção predial, execução de obras, reformas em geral, manutenção preventiva e corretiva de equipamentos das dependências de imóveis ocupados pelas unidades e outros serviços gerais realizados por terceiros e seus respectivos contratos para todas as unidades de saúde da SES/RJ; IV - preparar estudos, projetos, termos de referência e orçamentos, bem como a fiscalização, a atestação de faturas de responsabilidade própria e fornecimento de atestação de capacidade técnica, a elaboração de aceites provisórios e definitivos, a elaboração de pareceres e outras ações afins; e V - instruir os processos licitatórios com a elaboração do Estudo Técnico Preliminar, Projeto básico e/ou Termo de Referência auxiliar na elaboração de editais, avaliação técnica de empresas e na prestação de informações e esclarecimentos técnicos para orientar análises e julgamentos.
Coordenação de Serviços
À Coordenação de Serviços, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Superintendência de Serviços Gerais e Infraestrutura, compete: I - coordenar e revisar os Termos de Referência e documentos elaborados pelas Gerências; II - acompanhar diariamente os processos administrativos; e III - elaborar respostas aos documentos e processos encaminhados para a Superintendência de Serviços, elaboração das planilhas de controle de todos os contratos.
Gerência de Engenharia Clínica: À Gerência de Engenharia Clínica, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Coordenação de Serviços, compete:
I - gerenciar, fiscalizar, acompanhar todos os serviços de engenharia clínica em todas as unidades que estão sob a gestão direta da Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro – SES/RJ e outros definidos pela superintendência; II - elaborar Estudo Técnico Preliminar – ETP, termos de referência, e outros que se façam necessário necessários para instrução dos processos de contratação de serviços relacionados à engenharia clínica; e III - realizar, quando necessário, glosas nas prestações de contas das empresas, de acordo com os apontamentos no Relatório de Avaliação elaborado pelo fiscal e pela Direção da Unidade.
Gerência de Serviços Gerais: À Gerência de Serviços Gerais, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Coordenação de Serviços, compete:
I - fiscalizar, acompanhar e coordenar todos os serviços que são prestados no prédio da Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro – SES/RJ, que são: a) Manutenção predial; b) Limpeza; e c) Copeiras (Copas).
Protocolo Geral: Ao Protocolo Geral, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Coordenação de Serviços, compete:
I - supervisionar e monitorar o processo pertinente ao recebimento de documentos externos que são protocolados na Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro – SES/RJ com posterior envio aos setores responsáveis; e II - realizar a abertura e cadastro no sistema de todos os documentos que são enviados pelos setores responsáveis e que necessitam de um número de processo.
Arquivo Geral: Ao Arquivo Geral, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Coordenação de Serviços, compete:
I - acompanhar e coordenar os processos pertinentes ao arquivamento de todos os processos abertos na Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro – SES/RJ, após a solicitação de arquivamento pelo setor responsável; e II - desarquivar os arquivos conforme necessidade e solicitação dos setores.
Coordenação de Manutenção
À Coordenação de Manutenção, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Superintendência de Serviços Gerais e Infraestrutura, compete:
I - coordenar, fiscalizar e Monitorar os processos pertinentes aos contratos de serviços continuados relacionados à: a) Manutenção de elevadores; b) Manutenção predial; c) Gases medicinais; e d) Projetos de prevenção e controle a incêndio das unidades sob gestão da Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro – SES/RJ.
Coordenação de Obras
À Coordenação de Obras, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada à Superintendência de Serviços Gerais e Infraestrutura, compete:
I - acompanhar os convênios e elaborar os projetos de arquitetura; e II - coordenar a atuação da equipe desta Coordenação de Obras na realização das atividades desenvolvidas nas unidades administradas direta ou indiretamente pela Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro – SES/RJ, sobretudo no que diz respeito aos serviços de: manutenção de elevadores; gases medicinais; manutenção predial; sistemas de incêndio e pânico; vistoria, cessão e entrega de imóveis; licenciamento ambiental; adequação e manutenção das estações de tratamento de esgoto; análise técnica das intervenções realizadas nas unidades administradas pelas Organizações Sociais de Saúde e pela Fundação Saúde do Estado do Rio de Janeiro; estudo de consumo junto às concessionárias Light, Cedae, CEG (Naturgy); programas de certificação - PEE Light; estudo de acessibilidade; projetos de arquitetura de adequação, reforma e ampliação das unidades sob gestão desta Secretaria.