Jornada de Implantação

1.1 - Assinatura do Acordo de Cooperação Técnica (ACT)

Objetivo:

• Formalizar a adesão do município ao projeto SEI Municípios, garantindo a cessão gratuita do sistema.

Atividades:

• Revisão e assinatura do ACT entre a Prefeitura e o Estado do Rio de Janeiro (ERJ).
• Orientação sobre os compromissos e responsabilidades estabelecidos no ACT.

Material de Apoio:

1.2 - Formação do Comitê Gestor Local

Objetivo:

• Designar uma equipe local responsável pela implementação e manutenção do SEI no município.

Atividades:

• Criação do Comitê Gestor do SEI, composto por servidores municipais estratégicos.
• Definição das funções e responsabilidades de cada membro do comitê.
• Planejamento das atividades e cronograma de implementação do SEI.

1.3 - Elaboração do Plano de Implantação

Objetivo:

• Estabelecer, em ordem cronológica, as atividades necessárias ao inicio do uso do sistema pela prefeitura.

Atividades:

• Definir modelo de implantação.
• Estabelecer data da virada de chave.
• Definir como serão levantadas as informações necessárias a parametrização do sistema.
• Elaborar plano de comunicação.

1.4 - Levantamento e Envio de Informações ao ERJ

Objetivo:

• Fornecer ao ERJ os dados necessários para a configuração e customização do SEI.

Atividades:

• Levantamento do organograma da prefeitura e dados dos usuários internos do sistema. (Formulário de Implantação)
• Mapeamento da tipologia processual e documental, incluindo modelos de documentos existentes. (Solicitação de Tipologias)
• Compromisso com o compartilhamento de dados para o portal de dados abertos e outros fins de políticas públicas.

Material de Apoio:

2.1 - Capacitação dos Servidores

Objetivo:

• Preparar os servidores municipais para o uso eficiente do SEI, garantindo a compreensão e operacionalidade do sistema.

Atividades:

• Treinamentos específicos para gestores e membros do Comitê Gestor.
• Programas de treinamento abrangentes, tanto presenciais quanto online, sobre as funcionalidades do SEI.
• Criação de materiais de apoio, como manuais e vídeos tutoriais.

2.2 - Publicação de Ato Normativo

Objetivo:

• Estabelecer a regulamentação oficial do uso do SEI no município.

Atividades:

• Redação e aprovação de um decreto ou outro ato normativo regulamentando o uso do SEI.
• Publicação do ato normativo no Diário Oficial do município ou outro meio oficial.
• Divulgação interna do ato normativo para garantir o conhecimento de todos os servidores envolvidos.

Material de Apoio:

3.1 - Implementação do SEI

Objetivo:

• Lançar oficialmente o SEI na prefeitura.

Atividades:

• Abertura dos novos processos 100% virtuais.
• Digitalização gradual de processos relevantes abertos em papel.
• Acompanhamento da operação do SEI, com suporte técnico contínuo.
• Ajustes e otimizações baseados em feedback dos usuários.

3.2 - Monitoramento e Avaliação

Objetivo:

• Garantir a eficiência contínua da implementação do SEI e promover melhorias.

Atividades:

• Avaliação periódica do impacto do SEI na administração pública, focando na transparência e redução de burocracia.
• Coleta de feedback dos usuários para identificar oportunidades de melhoria e necessidade de capacitação adicional.
• Revisão e atualização dos processos digitais conforme necessário.

4.1 - Apoio Contínuo e Atualizações

Objetivo:

• Garantir a sustentabilidade da operação do SEI e sua atualização contínua.

Atividades:

• Manutenção do suporte técnico e operacional fornecido pelo ERJ.
• Atualizações regulares do sistema, garantindo alinhamento com novas demandas e inovações tecnológicas.
• Continuidade nos programas de capacitação para novos servidores e atualização dos que já utilizam o SEI.