Subsecretaria de Administração - SUBADM

Subsecretário de Administração

Diego Henrique

Subsecretaria de Administração

O propósito da Subsecretaria é dentre outras atribuições acompanhar as execuções, no âmbito da Secretaria, da Lei Orçamentária Anual, do Plano Plurianual e do Plano Diretor de Tecnologia de Informação e Comunicação, bem como planejar e supervisionar a execução das atividades relacionadas ao planejamento, orçamento, execução financeira, contabilidade, prestação de contas, tesouraria, controle, movimentação e avaliação dos bens patrimoniais, administração pessoal, material, serviços gerais e das atividades de apoio administrativo às demais áreas da Secretaria.

Organograma:

Competências:

À Subsecretaria de Administração - SUBADM, dentre outras atribuições, compete:

Acompanhar as execuções, no âmbito da Secretaria, da Lei Orçamentária Anual, do Plano Plurianual e do Plano Diretor de Tecnologia de Informação e Comunicação;
Planejar e supervisionar a execução das atividades relacionadas ao planejamento, orçamento, execução financeira, contabilidade, prestação de contas, tesouraria, controle, movimentação e avaliação dos bens patrimoniais, administração pessoal, material, serviços gerais e das atividades de apoio administrativo às demais áreas da Secretaria; e
Coordenar e acompanhar as ações de suas unidades administrativas subordinadas.

À Superintendência de Recursos Logísticos - SUPLOG, dentre outras atribuições, compete:

Coordenar, programar e fazer executar as atividades relacionadas a compras, almoxarifado, patrimônio, licitações e contratos, tecnologia da informação, copa e cozinha e transporte;
Acompanhar, avaliar, mensurar e divulgar os resultados e o desempenho das ações de gestão de suprimento, manutenção, transporte, patrimônio e tecnologia da informação, promovendo a transparência, o controle e a elevação do nível de eficiência dos gastos públicos;
Iniciar, supervisionar e acompanhar as atividades da Comissão Permanente de Licitação da Secretaria; e
Coordenar e acompanhar as ações de suas unidades administrativas subordinadas.

À Coordenação de Patrimônio, Almoxarifado e Serviços Administrativos - COPASA, dentre outras atribuições, compete:

Promover e execução dos serviços de recebimento, registro, movimentação, guardam preservação e alienação de bens materiais e mobiliário da Secretaria;
Administrar o patrimônio promovendo a destinação, a utilização e a incorporação dos Bens Permanente ao Ativo Imobilizado;
Promover e orientar o tombamento, a classificação e a numeração de bens patrimoniais da Secretaria;
Classificar todos os materiais em uso da Secretaria;
Manter em arquivo a documentação referente aos Bens Móveis e Imóveis que tenham sido ativados, bem como aquela relativa a toda alienação efetuada o recibo dos responsáveis pelos bens patrimoniais da Secretaria;
Realizar aferições e inventários físicos dos bens que estejam de posse da Secretaria, bem como controlar os bens emprestados por/para outros órgãos;
Promover a apuração de eventual desvio de materiais;
Propor a retirada dos bens ociosos, distribuindo-os a outros órgãos ou recolhendo-os ao depósito, assim como sugerir a alienação de bens patrimoniais;
Realizar a classificação contábil-analítica dos bens permanentes da Secretaria;
Promover e manter atualizado o inventário anual dos bens patrimoniais, assim como a relação de agentes patrimoniais e responsáveis pelas Unidades Administrativas;
Coordenar e realizar as atividades relativas às publicações dos atos da Secretaria;
Coordenar, organizar e zelar pelas atividades de protocolo e arquivo geral da Secretaria;
Processar e encaminhar às unidades administrativas competentes os documentos e requerimentos recebidos;
Controlar e executar o serviço de malote;
Controlar e executar os serviços de recepção e expedição de correspondências e processos;
Responder e coordenar as atividades de copa e cozinha da Secretaria; e
Coordenar, fiscalizar e efetivar as demandas relacionadas com os veículos que realizam o transporte de autoridades e demais servidores, no âmbito da Secretaria.

À Coordenação de Desenvolvimento e Suporte de Tecnologia da Informação - CODETI, dentre outras atribuições, compete:

Planejar, controlar e executar as atividades de informática da Secretaria;
Executar as atividades relacionadas com a informática da Secretaria, tanto no dimensionamento, montagem e manutenção de equipamentos e recursos de tecnologia, quanto na elaboração de programas, normas e políticas específicas;
Coordenar as atividades de informática das unidades administrativas da Secretaria;
Assessorar as áreas da Secretaria na utilização de equipamentos e recursos tecnológicos para acelerar a execução de suas tarefas;
Controlar o acesso à internet;
Gerenciar os sistemas, sites e outras aplicações desenvolvidas pela sua assessoria e utilizadas pelos servidores da Secretaria;
Realizar o primeiro atendimento aos servidores da Secretaria que utilizem sistemas corporativos do PRODERJ ou de qualquer outro desenvolvedor, efetuando o acionamento das respectivas equipes de suporte para manutenção em caso de pane ou paralisação;
Elaborar relatórios periódicos sobre as atividades sob sua gestão com status detalhado de cada ação/projeto; e
Elaborar programas anuais de sua competência, acompanhando o seu cumprimento e propondo providências no sentido de adaptá-los às necessidades emergentes.

À Coordenação de Compras e Contratos - COOCON, dentre outras atribuições, compete:

Gerenciamento de todos os sistemas do Poder Executivo do Estado pertinentes aos contratos e licitações (SIAFE e SIGA);
Processar as solicitações de compra de material e de prestação de serviços, de acordo com as normas em vigor;
Promover pesquisas mercado e de preços para a compra de materiais e de prestação de serviços, visando à obtenção de menores preços dentro do padrão de qualidade;
Preparar as minutas de Editais de Licitação, de Dispensa e Inexigibilidade;
Sugerir a modalidade de licitação para a realização das compras de materiais e contratação de serviços e, quando couber, sua dispensa e inexigibilidade de licitação;
Encaminhar cópias dos Editais de Licitação ao Tribunal de Contas do Estado e aos demais órgãos cuja legislação obrigue, utilizando os sistemas pertinentes, como E-TCE e SIGFIS;
Manter o credenciamento dos interessados no Sistema Integrado de Gestão de Aquisições (SIGA);
Prestar aos fiscais de contrato, todo apoio necessário ao bom desempenho de suas atribuições, detectando eventual necessidade de indicação de treinamento;
Manter o controle sobre a entrega de notas de empenho aos fornecedores contratados;
Controlar e providenciar junto aos fornecedores o cumprimento do prazo de entrega estipulado nos documentos de compras;
Cadastrar no Registro de Ocorrências do Sistema Integrado de Aquisições do Estado do Rio de Janeiro - SIGA, todas as penalidades aplicadas durante a execução do contrato;
Cadastrar todas as contratações, sejam elas oriundas de instrumento contratual ou não, no SIGFIS;
Manter atualizado o cadastro de contratos em vigor, contendo todas as informações necessárias ao acompanhamento dos instrumentos em execução na Secretaria;
Controlar dos prazos contratuais, devendo alertar oficialmente ao setor demandante aos fiscais de contrato, sobre seus respectivos términos, com antecedência mínima de 120 (cento e vinte) dias.
Elaborar e encaminhar para a publicação, em Diário Oficial e jornal, os extratos dos instrumentos jurídicos celebrados pela Secretaria Extraordinária de Representação;

À Superintendência de Contabilidade, Administração e Finanças - SUPCAF, dentre outras atribuições, compete:

Dirigir e controlar a execução das atividades relacionadas ao planejamento, orçamento, execução financeira, contabilidade geral, tesouraria e administração pessoal da Secretaria;
Submeter ao Subsecretário de Administração as informações sobre previsão e disponibilidade orçamentárias e financeiras; o balanço, os balancetes e as demais demonstrações financeiras; a baixa e alienação de bens do ativo permanente; a política de gestão de recursos humanos a ser adotada pela Secretaria; e
Coordenar e acompanhar as ações de suas unidades administrativas subordinadas.

À Coordenação de Gestão de Pessoas - COGEPE, dentre outras atribuições, compete:

Manter atualizado o cadastro de pessoal da Secretaria, mediante anotação nas fichas individuais dos servidores, bem como no sistema informatizado do Poder Executivo Estadual (SIGRH);
Realizar a gestão, controle e distribuição da folha de ponto dos servidores;
Controlar a contagem de tempo de serviço dos servidores, férias, triênios, licenças, aposentadoria e fornecer dados para a expedição de certidão de termo de serviço;
Executar as tarefas relativas ao preparo e controle financeiro do pagamento de vencimentos, salários, vantagens e descontos dos servidores pertencentes aos quadros funcionais da Secretaria;
Garantir o envio das informações à Previdência Social dos dados cadastrais e financeiros dos servidores ocupantes de cargos em comissão, contribuintes do INSS, por meio da Guia de Informações à Previdência Social - GFIP;
Controle de envio das declarações de bens no Sistema SISPATRI;
gerenciar atos de nomeações, exonerações, cessões, bem como movimentação entre unidades administrativas;
Cadastrar no TCE as informações de pessoal desta Secretaria, de acordo com as Deliberações no. 288, 260 e 293;
Desenvolver e implementar o Programa de Estágio da Secretaria;
Gerenciar conflitos individuais e grupais assessorando os titulares das unidades em questões que envolvam o Departamento de Recursos Humanos;
Manter-se inteirado das tendências na área de gestão de pessoas;
Prestar informações em processos administrativos e judiciais concernentes à matéria de pessoal;
Registrar no Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH) a frequência dos servidores, observada as ocorrências mensais;
Realizar o controle de frequência dos servidores de outros órgãos à disposição da Secretaria; e
Expedir o AIM (Apresentação para Inspeção Médica) para os servidores efetivos e o Requerimento de Auxílio-Doença ao INSS para os servidores extraquadro.

À Coordenação de Planejamento, Orçamento, Contabilidade e Finanças - COPLAN, dentre outras atribuições, compete:

Realizar e acompanhar os atos de gestão orçamentária e financeira, sob os aspectos da legalidade e da formalidade documental, inclusive atestando e certificando a regularidade da liquidação;
Elaborar a programação orçamentária, bem como realizar o Detalhamento de Dotação Orçamentária;
Analisar as necessidades de créditos suplementares e modificações orçamentárias;
Classificar despesas que deem origem à emissão da nota de autorização de despesa (NAD) e nota de empenho (NE);
Elaborar a nota de autorização de despesa (NAD);
Emitir e controlar notas de empenho (NE);
Efetuar a liquidação da despesa, por meio de Nota de Liquidação (NL) e a elaboração de Programação de Desembolso (PD);
Emitir RE para envio ao Banco;
Solicitar a liberação de Cotas Financeiras;
Controlar o recolhimento dos impostos dentro do prazo legal;
Examinar a prestação de contas de adiantamento e registrar a responsabilidade do servidor quando não for observado o prazo fixado, ou quando a comprovação do adiantamento for total ou parcialmente impugnada, recomendando ao Ordenador de Despesas a instauração de Tomada de Contas Especial;
Providenciar os lançamentos no Sistema Integrado de Gestão Orçamentária, Financeira e Contábil do Rio de Janeiro;
Efetuar os lançamentos exigidos pelo Tribunal de Contas em relação aos pagamentos efetuados pela Secretaria;
Apoiar os demais setores, prestando as informações pertinentes no que se refere à sua área de atuação, bem como o acompanhamento e avaliação dos planos, programas e projetos executados no âmbito do PPA da Secretaria;
Manter arquivo dos documentos comprobatórios dos atos e fatos de gestão orçamentária e financeira;
Realizar conformidade documental diária, em especial, quanto aos cálculos para seus respectivos pagamentos;
Realizar a conformidade contábil dos registros no Sistema Integrado de Gestão Orçamentária, Financeira e Contábil do Rio de Janeiro dos atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial da Secretaria;
Realizar registro de Despesa de Exercício Anterior;
Realizar a emissão de Nota Patrimonial;
Efetuar descentralização de crédito orçamentário por meio da Nota de Descentralização de crédito (ND);
Apoiar as unidades no planejamento e coordenação das ações estratégicas para a Secretaria;
Apoiar as unidades na sistematização de dados relacionados a indicadores para subsidiar os processos de planejamento e orçamento;
Apoiar as unidades na integração dos indicadores estratégicos com os indicadores da programação governamental; e
Apoiar as unidades na produção e sistematização de informações voltadas ao monitoramento de programas e políticas públicas.