Processos regulatórios passam a ser autuados e tramitados pelo SEI-RJ

Além da utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-RJ) para autuar e tramitar documentos e processos administrativos na Agenersa, o Conselho Diretor (CODIR) aprovou regulamentação para ampliar o emprego da ferramenta na autuação e tramitação de processos regulatórios. Com isto, a Agenersa dá início ao encerramento da produção de processos físicos, migração de todo seu acervo para o SEI-RJ e abre espaço para  habilitar funcionários das reguladas para utilização do sistema eletrônico estadual.

Por meio da Resolução nº 720/2020, publicada no Diário Oficial do dia 25 de maio, o CODIR aprovou o regulamento para utilização do SEI-RJ na autuação e tramitação dos processos regulatórios e administrativos na Agenersa. “É mais uma etapa do trabalho iniciado ano passado pela Agenersa, quando todos os funcionários foram capacitados e passaram a utilizar o SEI-RJ. Com a inclusão dos processos regulatórios, vamos zerar a criação de documentos em papel. Além de economia, daremos celeridade à tramitação processual, facilitando o acesso às informações institucionais à rede do governo e demais interessados”, diz o conselheiro presidente interino Tiago Mohamed.

Migração dos processos para o SEI

Para conduzir o trabalho de migração dos processos físicos - incluindo os arquivados - para o eletrônico, foi criada a Comissão de Gestão Processual. É ela que vai fazer o inventário de todos os processos regulatórios e administrativos existentes na Agenersa. A Portaria SEI nº 628, de 15 de maio de 2020, designou a assistente do Protocolo, Fernanda Silva, para coordenar a equipe, que vai realizar a gestão, coordenação, acompanhamento e adoção de medidas para que cada setor digitalize os processos já produzidos e realize o posterior armazenamento no SEI-RJ.

A Portaria 628/2020 também criou um grupo de trabalho (GT) composto por 18 funcionários da Agenersa para dar suporte na preparação, conversão e encaminhamento dos processos para a Secretaria Executiva (SECEX). A previsão é que a migração dos processos físicos para o eletrônico seja iniciada em 1º de julho deste ano e finalizada em 30 de dezembro de 2021.

“É importante que todos da Agenersa leiam a Resolução 720 e a Portaria 628, que estão disponíveis no SEI-RJ e site da Agenersa. Há um cronograma a ser seguido e a SECEX, juntamente com o Protocolo, solicitará aos setores a remessa dos processos físicos e sua devida digitalização para a migração eletrônica em um prazo já estipulado”, explica a secretária executiva da Agenersa, Cinthia Pitz.

Na medida em que o acervo for disponibilizado no SEI-RJ, a conferência da integridade e autenticidade do documento digitalizado se dará por meio da assinatura eletrônica do servidor responsável.

Usuários e documentos externos

A Resolução nº 720/2020 também normatiza o emprego do SEI-RJ por usuários externos, que são pessoas autorizadas pela Agenersa para acessar o sistema eletrônico estadual para envio e recebimento de documentos em nome próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica ou física. Esses usuários poderão enviar documentos digitais por meio de peticionamento eletrônico, visualizar processos e assinar eletronicamente contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres.
Além do envio e recebimento de documentos externos pelo SEI-RJ, os usuários externos também poderão utilizar o Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão (e-SIC.RJ) e o e-mail secex@agenersa.rj.gov.br. Mesmo com a produção exclusivamente eletrônica, documentos externos continuam podendo ser recebidos pelo Protocolo, que ficará responsável pela digitalização.

A utilização do SEI-RJ nos órgãos do Governo do Estado foi regulamentada por meio do Decreto nº 46.730/2019, em atendimento à Lei Estadual nº 5.427/2009. A Agenersa passou a autuar e tramitar seus novos documentos e processos administrativos